企業 AI 專案 RFP 怎麼寫:需求盤點清單、評分權重與可下載範本

去年我們幫一家製造業客戶重新招標一套 AI 品檢系統。翻開他們上一版的 RFP,通篇只有三行需求:「導入 AI 視覺辨識,提升良率,支援中文介面。」供應商當然看得懂,但每一家理解的都不一樣。報價從八十萬到四百萬都有,交出來的東西也五花八門。最後選了最便宜那家,上線三個月良率沒動,雙方在會議室互相甩鍋。

問題不在供應商,在那份 RFP。它只寫了「我要什麼結果」,沒寫「怎麼算做到了」。

企業 AI 專案跟買一套 ERP 不一樣。ERP 的功能是確定的,AI 的效果是機率性的、跟你的資料品質高度相關。一份合格的 RFP 要把不確定性攤開來寫進去:資料誰給、資安怎麼守、驗收怎麼認、SLA 怎麼賠、上線後誰維運。這五件事沒寫清楚,後面全是爭議。

需求盤點清單:五個維度一個都不能少

在給你 AI 專案 RFP 範本之前,先講清楚要盤點哪些東西。我們內部用一張表把需求拆成五塊,每塊都要能被驗證,不能只寫形容詞。

業務目標:寫可量測的指標,不是「提升效率」。要寫「客服首次回覆時間從 8 小時降到 30 分鐘內,涵蓋 80% 常見問題」。沒有基準值(before)和目標值(after),驗收就沒有依據。

資料:你有哪些資料、格式、量級、更新頻率、誰是資料 owner。特別要寫清楚資料清理由誰負責——這是報價落差最大的隱藏成本。

功能與整合:要串哪些現有系統(CRM、ERP、內部 API)、串接方式、單點登入、權限模型。

資安與合規:資料落地位置、是否可用外部 LLM、個資去識別化要求、稽核日誌保留期。

維運與交付:上線後模型漂移誰監控、知識庫誰更新、出錯時的 SLA 與罰則。

評分權重:別讓價格佔一半

RFP 附一張評分表,能逼供應商認真回應,也能讓內部決策擺脫「誰嗓門大聽誰的」。以下是我們給企業客戶的預設權重,可依產業自行調整——金融、醫療請把資安拉高,製造請把整合與現場落地拉高。

價格只給 10%,是刻意的。我們看過太多案子敗在「選最便宜、上線最貴」。把「交付與上線採用」單獨列一項,是因為多數失敗案例不是技術做不出來,是做出來沒人用。

可下載範本

我們把上面這套整理成一份可直接改的 RFP 範本(Word/Google Docs),含需求盤點清單、評分表、時程與付款里程碑、以及必要條款清單。到 tenten.co 的資源頁搜尋「AI 專案 RFP 範本」即可取得。你可以直接刪掉用不到的欄位,但下面這 8 條建議別刪。

最常被漏掉的 8 個條款

這 8 條是我們實際踩雷後補進範本的。少一條,爭議就多一場。

1. 資料所有權與退出條款:合約終止時,你的資料、微調後的模型權重、向量索引歸誰、如何取回、供應商多久內銷毀。這條沒寫,換供應商時你會被綁死。

2. 模型與版本變更通知:供應商換底層 LLM(例如從某版換到新版)必須提前告知,因為輸出行為會變,可能打壞你已驗收的流程。

3. 幻覺與錯誤責任邊界:AI 給錯答案導致的業務損失,責任怎麼分。至少要約定高風險場景的人工複核機制。

4. 驗收標準與驗收期:寫明用哪組測試資料、通過門檻(如準確率、涵蓋率)、驗收失敗的補救與退場。別接受「Demo 通過即驗收」。

5. 採用率與陪跑條款:上線後 N 個月內,供應商要協助達到約定的實際使用率,而非交付即走。這條最能篩掉只想賣授權的廠商。

6. 資料落地與跨境傳輸:資料存在哪個區域、是否經過境外 API、符不符合你產業的法遵要求。

7. SLA 與罰則:可用度、回應時間、修復時間,以及未達標的具體賠償(服務抵扣或違約金),不能只寫「盡力維護」。

8. 知識庫維護責任:RAG 系統上線後知識會過期,要寫明是供應商定期更新,還是交接給你的團隊、附操作文件與教育訓練。

寫 RFP 的重點從來不是刁難供應商,是先逼自己想清楚:什麼叫「做到了」。這也是我們進場時做的第一件事——在寫任何一行程式之前,先把驗收條件、資料盤點、上線後的採用目標跟客戶一條一條敲定。因為在我們的經驗裡,Demo 那天全場點頭,從來都不算數;三個月後現場的人天天在用,才算。